Gestion optimal du courrier et de l’administratif

Hier je vous avais dit je développerai le sujet « optimiser nos tâches », je le ferai demain car il s’agit d’un sujet complexe et il faut que j’y prenne plus de temps que prévu...

En attendant je vais simplement vous donner ma vision du minimalisme dans la gestion du courrier et des autres tâches administratives auxquelles nous ne pouvons malheureusement pas couper.

Prenons donc une journée ordinaire, vous descendez chercher votre courrier, vous remontez et il vous faut l’ouvrir et le trier. L’idéal serait de la faire une fois par semaine afin de maximiser le temps allouer à cette besogne, en effet il est important de regrouper des actions similaires et de les faire d’un bloc, nous pouvons y retrouver les joies du Taylorisme (la décomposition des actions en plusieurs petites tâches exécutée à la chaîne par un ouvrier qualifié qui exécute sa mission ainsi plus vite grâce aux automatismes acquis). Cependant il nous est difficile de rester toujours rationnel et de résister à la curiosité de savoir ce qu’il y a dans nos enveloppes ! Voici les différentes étapes qui se présenteront à vous une fois posé devant votre pile à ouvrir :
1 vous commencerez par jeter, sans hésitations aucunes, les pubs et autres journaux gratuits.
2 ensuite vous ouvrirez les lettres et en prenez connaissance, dans cette phase, les courriers sans importances seront facilement mis dans la pile « papier à recycler ».
3 puis vient la période où nous devons agir et entreprendre une action suite à certains courriers ou demandes écrites, faire un paiement, répondre à une assurance, aller dans un magasin bénéficier d’une promotion,… bref le lot quotidien de tout à chacun.

A partir du point 3 chacun a ses habitudes et sa façon propre de procéder mais ces méthodes sont rarement efficaces. Certaine personne vont agir dans l’instant et se mettre à écrire un courrier, d’autre au contraire vont laisser s’empiler les tâches et le courrier sans le traiter, ils finiront par ne plus s’y retrouver. Dans ces deux cas, certes extrêmes, la productivité est mauvaise parce que faire tout dans l’instant peut nous distraire dans l’élan d’une autre action en cour. De plus allumer un pc s’installer à son clavier et se concentrer pour faire un courrier sera moins efficace que d’en traiter plusieurs à la suite tout comme les paiements d’ailleurs, un seul login sur le compte bancaire et hop on les enchaine. Toutefois laisser s’empiler les devoirs journaliers sans les organiser peut faire en faire passer certains à la trappe… certaines factures resterons coincées entre deux documents ou alors il se peut que vous vous laissiez déborder et que vous manquiez des échéances ! Vous risquez ainsi de tomber dans une phase où vous n’êtes plus que « réactifs » à la moindre sollicitation qui doit être traitée dans l’urgence, au contraire d’être « proactif » en essayant d’anticiper les actions à réaliser. Le sentiment de contrôle est plus agréable que celui de stress permanant ! Pensez-y !

Ma méthode est donc de s’organiser et de hiérarchiser les priorités. Pour ce faire je n’ai que quatre étagères où je classe l’ensemble de mon courrier mais aussi tous mes documents privés et professionnels. Il n’y a en tout est pour tout que 4 petites piles de documents à savoir par ordre de priorité :
1 urgent à traiter le plus rapidement possible entre aujourd’hui et demain OU dossier à surveiller de très près.
2 à traiter dans les deux semaines à un mois
3 en standby
4 à payer

Chaque jour je jette donc un œil aux tâches urgentes sur l’étagère n°1 et j’essaie de liquider tout ce qu’elle contient afin d’être débarrassé. A défaut je gère si c’est une priorité qui peut attendre le lendemain ou pas ? Mais tout ce qui est sur cette pile doit monopoliser mon attention quotidienne. De ce fait j’y laisse parfois des post-it écrits à la va-vite lors d’un téléphone, je ne perds pas du temps à l’enregistrer dans mon smart phone pour éviter les doubles saisies inutiles. Puis en fonction des actions faites certaines tâches peuvent ; soit être supprimées ; soit déplacées dans les étagères 2, 3 voir 4.

Pour la pile n°2, je prends une heure, voir une demi-journée si nécessaire, toutes les deux semaines ou tous les mois pour me poser à mon bureau et les exécuter les unes après les autres calmement, de préférence un matin de semaine pour avoir la possibilité de faire des téléphones liés à ces tâches et les solutionner dans cette même matinée.

Ensuite il reste la pile n°3, celles des documents en standby. C’est l’ensemble des informations que je juge utiles de garder pour les relire plus tard, ou qui pourrais m’être nécessaire à moyen terme. Mais c’est aussi est surtout des documents que je dois garder jusqu’à qu’un litige ou un cas soit définitivement régularisé. Exemple : si vous demandez une baisse de loyer vous enverrez un recommandé et vous devez garder le récépissé. Beaucoup d’entre vous irons le classé et perdre du temps pour rien. En effet cette étagère 3 est une espèce de zone tampon où vous empilez par ordre chronologique ces documents qui peuvent être utiles à court et moyen terme. Nous partons du principe que le cas va ici se régler sans anicroche et que le litige est une option peu probable, si vous pensez au contraire que vous allez droit au clash alors vous devriez garder ce récépissé dans la pile n°1 document à surveiller de près. Cependant si malgré tout vous deviez avoir besoin de retrouver cette preuve d’envoi, alors vous sauriez où aller la trouver, certes en devant perdre un peu plus de temps que si vous l’aviez bien classé dans un joli classeur. Mais le coup reste jouable car vous ne devriez-vous plonger que dans des documents entassés depuis 6 à 12 mois ce qui reste très peu si vous ne stocker que des informations et papiers ayant une réelle importance ou valeur à vos yeux. La magie de cette pile est la suivante : tous les 6 mois ou 12 mois ou suivant la hauteur qu’elle aura prise, vous vous y replongerez et passerez l’ensemble des documents en revue, vous verrez que plus de la moitié des informations ne vous concerne plus ou que vous avez changez d’avis sur leur importance et surtout : que bons nombres de documents ne sont plus utiles ni d’actualité. En effet si vous avez reçu vos nouveaux bulletins de versement pour votre baisse de loyer à quoi bon garder le récépissé y relatif puisque le changement est effectif est que vous avez obtenu cette baisse? Autant jeter le récépissé et ainsi de suite. Et pour les documents qui méritent encore d’être conservés alors laissez-les dans la pile n°3 jusqu’au prochain passage en revue, ils finiront bien par passer à la poubelle après un ou deux ans ou alors repartir sur votre étagère n°2 « à traiter ». Dernier point qui parait toujours impossible pour certain c’est de détruire des documents tel que des contrats d’assurance plutôt que de les classer. Alors oui classez-les dans un classeur ou scannez les sur votre disc-dur cependant vous pourriez les jeter ! Et oui votre compagnie d’assurance l’aura à double chez elle est pourra vous l’envoyer si vous en avez vraiment besoin dans le futur, ce qui est très très rarement le cas. Pour les documents à conserver 10 ans, après deux ans je pars du principe que personne ne va jamais revenir m’ennuyer là-dessus, le nécessaire aurait-été fait avant si un créancier voulait me réclamer un paiement par exemple. N’est-ce pas ? Analysez votre risque/perte de temps entre devoir hypothétiquement repayer une deuxième fois une facture de 100 ou 200.- et celui de stocker une quantité énorme de documents sur 10 ans. Qui plus est peut-être seriez-vous-même incapable de la retrouver ? Il existe surtout pour vous beaucoup de possibilité de vous reconstituer un dossier pour vous défendre le cas échéant et le gain de temps de ne jamais faire de « vrai » classement ni d’avoir un système lourd d’archivage sera bien supérieur à devoir reconstituer un dossier complet. Lorsque j’étais assureur une fois sur deux mes clients ne retrouvaient pas leur police d’assurance et nous devions les recommander et pourtant ils avaient une quantité impressionnante de classeurs et de papiers. Et surtout vous apprécierez le jour d’un déménagement de ne pas avoir à vous trimbaler de lourds et volumineux cartons ! ;)

Enfin pour finir l’étagère 4. Les paiements sont traités une fois par mois. Cette étagère me sert aussi pendant la période de janvier à février à regrouper les attestations dont j’aurais besoin pour ma déclaration d’impôt.

Je vous souhaite une belle fin de journée !

Edouard Cost

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Tag de la page : organisation du courrier, gestion des tâches, gestion administrative, classer, organiser, optimiser.