Maximiser et augmenter la productivité de vos tâches

Maintenant que vous avons vu précédemment comment fixer vos priorités, nous pouvons désormais augmenter la productivité des tâches qui leur seront allouées. Pour se faire il faut déjà comprendre comment délester votre cerveau pour qu’il ne soit plus perturbé à longueur de journée par des inquiétudes secondaires et ce durant des activités qui nécessitent votre totale attention ou simplement durant des moments de détente. Imaginez que vous êtes en rendez-vous clientèle et que vous pensiez à devoir acheter du vin pour votre diner de ce soir, puis plus tard dans la journée lors de votre tour à vélo vous y repensez, puis vous vous retrouvez ensuite à faire les courses et vous finissez par oublier le vin parmi une longue liste... qui n’a pas vécu ce genre d’incident ? Bref cet événement va créer un antécédent et du stress qui vont tous deux créer un cercle vicieux dans lequel vous serez de plus en plus perturbé par des tâches à faire dont vous devrez absolument vous souvenir et que vous aurez peur d’oublier à cause de votre système de gestion approximatif.

Donc il faut noter et planifier nos tâches à l’aide d’un système fiable qui va rassurer notre cerveau. Il faut que vous vous sentiez tranquillisé en permanence par ce filet de sécurité infaillible ou presque, du moins n’accepter que seulement quelques rares exceptions d’oublis puissent se produire.

Deuxième paramètre à prendre en compte, notre appréhension du temps « planifiable » ne dépasse guère 15 jours. Dans les 15 jours nous pouvons avoir une bonne image de notre activité au-delà nous sommes sur un horizon à long terme.

Maintenant vous êtes à même de maximiser votre gestion du temps en vous appuyant sur les points suivants désormais connus, à savoir :

-vous avez su mettre en évidence vos priorités et objectifs de vie et minimiser au strict minimum toutes les tâches parasites (se reporter à ce chapitre pour y parvenir)

-vous savez que vous devez délester votre cerveau des pensées surgissant à des moments inopportuns

-votre horizon de planification n’excède pas 15 jours

La méthode que j’utilise et qui fonctionne à merveille est une combinaison des outils ci-dessous :

1. Je marque en très gros sur un tableau mes 3 priorités pour l’année en cours par ordre d’importance, la priorité n°1 étant l’objectif de l’année qui comptera plus que tous les autres et qui focalisera toute mon attention et mon énergie. Ensuite je m’occuperais de la n°2 et enfin de la n°3.
2. Je note sur une page du bloc-notes de mon smartphone (un fichier word ou une feuille A4 que pliée en 4, gardée sur soi fera très bien l’affaire) toutes les actions et devoirs que je dois effectuer dans les deux semaines. Je note pêlemêle et de façon non hiérarchisée tout ce qui me passe par la tête et j’alimente par la suite cette liste dès qu’une idée survient de choses à faire que ce soit en rapport avec mes objectifs de vie ou des simples contraintes auxquelles je ne pourrai échapper.

(Petit truc, si vous êtes loin de votre feuille, de votre téléphone portable ou de votre fichier word, pensez à vous envoyer des e-mails à vous-même de l’e-mail professionnel sur celui privé, ou même du privé au privé pour garder une trace de vos pensées. C’est un moyen rapide de se délester et de stocker dans un endroit fiable une pensée furtive. Vous pouvez aussi pour vos tâches pros auxquelles vous pensez hors du travail. Vous envoyer un e-mail de votre compte privé à votre e-mail pro, c’est le moyen le plus sûr de vous en rappeler à votre retour au travail)

1. Ensuite j’enregistre comme des rendez-vous les tâches les plus importantes où nécessitant un important travail, avec un reminder si besoin. Si je n’ai pas de contraintes extérieures je m’impose des dates limites au-delà desquelles je souhaite être débarrassé de ces obligations. Je n’oublie pas de mettre en avant tout ce qui touche de près à mes 3 objectifs annuels, ainsi que ce qui m’ennuie le plus afin d’être soulagé le plus rapidement par l’accomplissement de mes corvées. Il serait toujours plus facile de trouver du temps et de l’énergie pour réaliser une « tâche plaisir ». Se fixer des dates limites vous oblige à devenir productif, la contrainte de temps vous forcera à aller à l’essentiel et à ne pas vous disperser.
2. Ensuite chaque soir je me fixe deux objectifs primordiaux à réaliser le lendemain. Ceux qui ne peuvent pas être remis au surlendemain. Ceux qui me rendraient agacé si je ne les réalisais pas. Vos rendez-vous fixés durant la phase 3- c’est-à-dire ceux planifiés à 15 jours peuvent être considérés comme un de ces deux objectifs du jours.
3. Le matin je relis mes deux objectifs alloués pour la journée, je planifie ensuite leur exécution dans ma journée aux cotés de mes autres rendez-vous déjà agendés. Si je n’ai pas de rendez-vous je tente de les faire dès le matin. De ce fait la seconde moitié de journée ne sera que du bonus. Je pourrai à choix m’amuser ou prendre un peu d’avance sur mes tâches à venir. Je n’ai alors qu’à ouvrir les rendez-vous fixé du lendemain pour voir si j’ai envie de les avancer d’une journée ou j'ouvre la page du bloc-notes, la parcourir et réalise un des points en suspens.
4. Toutes les fins de semaine je check ma liste des tâches à deux semaines et efface celles qui ont été accomplies et j’ajoute d’autres idées pour les 15 prochains jours. Notez que si vous alimentez régulièrement votre liste dès qu’une idée survient il ne vous faudra que quelques minutes pour effacer des tâches qui ne répondent pas à vos priorités et que vous pourriez éviter de réaliser. Il sera aussi facile de réfléchir à ce que vous pourriez ajouter comme travaux qui n’y sont toujours pas.
   (si une tâche fini par trainer trop longtemps dans votre page "tâches à réaliser dans les deux semaines, c'est que vous ne la ferez probablement jamais alors osez la supprimer, cela peut-être une envie d'aller acheter un livre, dites vous que si vous repoussez c'est que ce bouquin n'était probablement pas si important et que jamais vous ne l'auriez acheté, alors rayé cette tâche pour vous alléger).

Tentez cette approche, prenez un point ou plusieurs afin de maximiser votre planning. Vous verrez que si toutes vos pensées importantes sont centralisées sur une feuille et que vous les avez agendées comme des rendez-vous puis que chaque jour vous planifiez vos deux priorités, vous aurez un sentiment de maîtriser votre vie comme jamais auparavant ! Votre cerveau sera rassuré et votre esprit sera serein. Vous aurez des journées moins stressantes et si un imprévu survient vous aurez largement assez de temps à disposition pour le digérer sans devoir tout bousculer et être à la bourre.

En procédant ainsi vous aurez dissocié en vous la partie "manager" : celle qui impose des deadlines à tenir et un tempo de la partie "exécutant" : celle qui est sur le terrain, qui est dans l'action et qui se plie à vos décisions. Vous les accepterez d’autant plus que c’est vous qui vous les serez imposées. Etre un simple exécutant est reposant. Jouer le jeu de vous diriger vous-même. Soyer le matin votre propre boss imposant à votre personne subalterne certaines tâches impératives et peut-être ennuyeuses. Ensuite durant la journée exécutez-les une après l’autre, tranquillement comme un bon fonctionnaire ! Charge à votre partie « boss » d’être réaliste sur les ambitions fixées pour la journée.

Demain nous aborderons un sujet qui peut fâcher les femmes ou les sentimentalistes : « règle n°1 se relooker avant de divisez sa garde robe par deux ! ».

Mots clés : gestion du temps, optimiser son planning, priorisé ses tâches, simplifier son emploi du temps, simplification de nos journées.