Les vertus de la paresse...

Dans un précédent article nous avons discuté qu’il était important de délester notre cerveau en notant les tâches que vous souhaitiez faire durant votre semaine, ou toutes les actions utiles et seulement nécessaires que vous souhaitiez réaliser ou que vous seriez contraint quoi qu’il arrive d’accomplir dans un futur proche.

Ce que nous aurions pu ajouter c’est qu’il était inutile d’inscrire une tâche qui prendrait moins de 2 minutes à être exécutée. En effet il est plus rapide de la finaliser de suite et d’éviter de perdre du temps à la noter.

Cependant une stratégie qui fonctionne à merveille c’est d’attendre avant de réagie à toute une série d’obligations ou d’actions à entreprendre. Bon nombre d’entre vous consultez vos e-mails 30 fois par jour, puis y répondez sur le champ en mettant en stand-by vos travaux en cours. Ce souci de vouloir se débarrassé d’une corvée en l’exécutant vite pour la sortir de votre tête est compréhensible mais peu productif. L’idée qui consisterait à essayer d’assurer un service d’excellence au client, car instantanés est lui aussi erroné. Pareil pour le fait d’être très réactif vis-à-vis de vos collègues ou de vos supérieurs. Vouloir prouver que vous êtes réactifs pour briller et une perception fausse de ce qu’attendent les « demandeurs » de service, ou les « poseurs » de question. Changez de paradigme et dites-vous que ce que l’on attend de vous, c’est d’être fiable et efficace. Autrement dit, d’être à même de prendre en partie ou totalement, une tâche ou un rôle, et de faire au mieux avec les outils, budget et le temps que vous avez à votre disposition. Votre capacité de discernement et votre faculté à gérer vos demandes en fonction de ces trois paramètres (outil, budget, temps) sera ce qui vous démarquera des autres. Apprenez simplement à mieux communiquer votre incapacité à tenir un délai ou le manque de moyen dont vous disposer pour atteindre vos objectifs et vous verrez que ni vos clients, ni vos supérieurs ne vous en voudront.

Dans ce contexte vous pouvez ainsi espacer le temps entre une demande et votre action pour y répondre. Si un client vous fait une demande par e-mail, rien ne vous oblige à lui répondre sur le champ, si un client vous laisse un message téléphonique c’est pareil. Le simple fait de différer vos réponses vous permettra d’optimiser votre planning en étant plus efficace dans la réalisation d’une tâche donnée puisque vous ne serez pas dérangé continuellement par des intrusions externes. Cette démonstration n’est qu’un premier pas, même si le gain de productivité est déjà bien réel. Non le gros gain réside dans le fait que plus le temps passe plus il y a de probabilité que la demande devienne obsolète et que vous échapperez, dès lors, à devoir y répondre. Vous l’avez expérimentez à de nombreuses reprises, n’avez-vous pas d’exemple où lors que vous rappelez une personne pour lui demander la raison de son appel, celle-ci vous explique qu’elle a pu régler le souci entre temps ? Ou un client qui avait une question est qui vous dira avoir contacté la hotline de votre entreprise et fini par obtenir sa réponse sans vous. Pareil dans votre vie privée lorsque l’on vous demande si vous pouvez passer faire une course et qu’après coup la personne est allée elle-même la faire.

Ceci s’explique par deux phénomènes. Le premier c’est que les gens sont paresseux. En effet il est plus facile de lancer un appel à son assureur pour connaitre la prime à payer, que d’aller ouvrir un classeur pour y trouver sa police et sa réponse. Il est aussi plus malin d’essayer de déléguer une tâche à son fournisseur ou à un collègue comme nous l’avions vu hier. Alors oui vous devez le faire autant que possible lorsque vous êtes celui qui demande. Par contre en tant que minimaliste il faut éviter autant que possible de faire partie de ces petits soldats acceptant de bosser pour les autres. Ici il s’agit de mettre un sens unique dans vos relations professionnelles et interpersonnelles. Vous devez diriger et déléguer un maximum et refuser d’aider ou que l’on vous délègue des tâches autres que celles dont vous ne pourrez y couper.

L’autre phénomène c’est que toute personne souhaite obtenir une réponse immédiate à ses questions, surtout dans nos sociétés modernes où tout va plus vite ! Donc si vous n’êtes pas l’individu capable de délivrer le service demandé ou de répondre à une question, étant occupé à travailler sur tout autre chose, alors les « demandeurs » vont essayer de déranger quelqu’un d’autre ou ils iront tenter de résoudre le problème par eux-mêmes. Nous retombons sur le point soulevé plus haut qui implique que quiconque (sauf les vrais fenians et idiots) cherche à pouvoir éliminer rapidement un problème donné : c’est cette fameuse envie de « passer à autre chose ! ». L’impatience conduira à ce que la question se résolve sans vous si cela est possible et il y a de très grandes probabilités pour qu’elle le soit. Un délai de latence est donc un bon moyen de se dispenser d’agir.

Vous pourrez ensuite ajouter à ces gains de temps liés aux tâches avortées et sans plus aucun intérêt, un autre facteur organisationnel où le temps joue pour vous. Par exemple lorsque j’étais gestionnaire de stock remplaçant chez Nespresso, il me fallait gérer les machines de démonstrations pour les équipes marketing ou les intervenants externes. La personne que je remplaçais avait l’habitude de vérifier immédiatement le matériel retourné puis de le remiser loin dans l’arrière-boutique. Autant dire qu’il s’agissait de machines lourdes biens souvent empruntée par lots de 4 ou 5. Puis d’une façon aléatoire il fallait aller préparer la sortie de nouvelles machines. C’est bien par hasard que j’ai compris l’avantage de ne pas pécher par excès de zèle. En effet un jour par paresse j’avais laissé trainer 3 machines rapportées en pensant les ranger le lendemain, bien m’en avait pris puisque dans l’après-midi l’on me demandait d’en sortir 4. Bingo ! je n’avais qu’une machine à aller chercher à l’arrière-boutique au lieu de 4, et je n’avais du coup plus aucunes des 3 machines à ranger ! J’avais gagné l’équivalent de 6 trajets pénibles. C’était ma première leçon appliquée de cette théorie que j’utilise depuis très souvent. L’idée n’est pas de se retrouver débordé ou que le désordre soit de mise. Je n’avais pas non plus l’intention dans cette exemple de cumuler l’ensemble du stock dehors, ni de laisser trainer une semaine entière des machines au pied de mon bureau, cependant un jour avant de bouger suffisait 1 fois sur 3 à m’éviter de perdre du temps en manutention.

Laissez donc s’écouler pour ce qui n’est pas d’une extrême urgence, une journée de travail. Les petits soucis se régleront souvent seuls et il est plus qu’improbable que l’inaction puisse vous porter préjudice. Laissez attendre vos collègues et clients une journée. Ne vous montrez pas trop disponible pour qu’ils se lassent et que par la suite ils sachent qu’il vaut mieux se débrouiller seul s’ils s’attendent à une réponse rapide de votre part. Laissez aussi trainer un ou deux dossiers sur votre bureau ou sur une étagère proche avant de partir les classer aux archives. Vous verrez qu’il est probable que vous en aillez encore besoin dans les 24 prochaines heures. Pensez à trainer sur certain dossier sans prendre de retard ni d’accumuler trop de travail en suspens. Cette stratégie doit vous permettre de gagner du temps et non pas vous stresser et vous embrouiller avec trop de tâches en souffrances. Question d’équilibre.

Alors aujourd’hui retardez au maximum la lecture de vos e-mails et tentez de faire comme si vous étiez en congé. N’avez-vous pas remarqué que lorsque vous reveniez de vacances bons nombres d’e-mails n’étaient plus bons qu’à être mis à la corbeille ? Aujourd’hui demandez à un collègue de prendre votre ligne et partez boire un café sans le moindre scrupule. Puis travaillez sur un dossier important ou réalisez une tâche qui requière beaucoup d’énergie. Vous aurez la satisfaction d’avoir fait un saut de géant dans votre semaine et demain vous rattraperez facilement le petit retard dû aux problèmes du quotidien.

Je vous souhaite une belle expérience !

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Mots clés de : la force de la paresse, savoir attendre, ne pas réagir à chaud, prendre son temps, ralentir le rythme.